プライバシーポリシー

公益財団法人 国際文化会館

個人情報保護方針

公益財団法人国際文化会館(東京都港区六本木5-11-16)(以下「当会館」といいます)は高度情報通信社会における個人情報保護の重要性に鑑み、以下の方針に則り、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者の個人情報を保護いたします。

  1. 当会館は日本の個人情報保護法及び関連法規を遵守し、その保護体制の継続的な改善に努めます。
  2. 当会館は、法的義務がある場合を除いて、以下に定められた目的の範囲を越えて許可なく個人情報を利用することはいたしません。
  3. 当会館は、公正かつ適法に個人情報を収集、保管及び利用(これらの行為を総称して「処理」といいます)いたします。
  4. 当会館は、個人情報を処理する際には、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者に対し、当会館の広報手段により予めその利用目的を示します。
  5. 当会館は、法令の定める場合を除き、また「個人情報の利用目的」の第8項に定められた目的以外に、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者の同意なしに第三者に個人情報を開示及び提供いたしません。
  6. 当会館は、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者の個人情報を、規定された利用目的に沿う範囲において、正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
  7. 当会館は、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者からの照会があった場合、法令に従って個人情報を開示し、示されたとおりに訂正いたします。
  8. 当会館は、不慮のまたは違法な破壊、紛失、改ざん、不正な個人情報の開示または不正な個人情報へのアクセスを防止するよう努めます。また、コンピューターウィルスに対するセキュリティー対策を講じます。当会館が第三者に個人情報の取り扱いを委託する場合、当会館は当該第三者が情報保護のために適切な守秘義務を遵守しセキュリティー対策を講じるよう徹底いたします。
  9. 当会館では個人情報保護に関する規定や規則を制定しておりますが、役職員に対しては、内部の研修を通じて個人情報保護の重要性を認識させ、適切な守秘義務を遵守させるよう努めます。
  10. 当会館においては、総務部長が個人情報保護の責任者です。
  11. 当会館は、本プライバシー・ポリシーに規定されている以外の目的のために必要な追加情報を処理する場合、特別な通知によりこれを提示いたします。

個人情報の利用目的

当会館は、会員、ゲスト、来館者若しくはメルマガ等の購読者、または当会館に関心を示された個人の皆様とのコミュニケーションのために個人情報(個人データ)を処理いたします。当会館は正当な利益のため、また以下の目的のため個人情報を処理いたします。

  1. 会員サービスを提供するため。これには、入会申請、更新、購読、施設の予約やそれに付随するその他の目的を含む。
  2. 会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者の通常の情報管理のため。
  3. 当会館のプログラム、サービス、イベントに関する情報を提供するため。
  4. 業務改善やサービス向上を目的としたアンケートやマーケティング用のダイレクトメール等を送るため。
  5. 当会館の会員の本人確認を行うため、または会員の要望に応えるため。
  6. 本プライバシー・ポリシーに掲げている事項に関して、会員、ゲスト、来館者及びメルマガ等の購読者に連絡するため。
  7. 当会館に課せられた法的義務(公益財団法人としての義務を含む)に対応するため。例えば、監督官庁である内閣府に対して諸報告を提出することが挙げられる。
  8. 当会館の業務に最低限必要な範囲において、業務上のパートナー(取引業者や決済または施設管理サービスの提供者等)に個人情報を提供するため。例えば、1) マーケティング用のダイレクトメールを郵送するために業者に住所ラベルを渡すこと、2) 年会費や月次の会計管理に関する取り扱い、3) 宿泊予約または宴会場やセミナールーム等の他の施設利用の取り扱い、4) 会員の依頼により、海外の提携先施設または図書館に紹介状を送ること、が挙げられる。
  9. 当会館が業務や契約事項を円滑に実施するため。

個人情報の種類

当会館が収集、保持及び共有する個人情報の種類は以下のとおりです。

  1. 氏名、配偶者の氏名、自宅住所、勤務先住所、国籍、電話番号、職業、Eメールアドレス等の個人情報
  2. 銀行口座、クレジットカード及びデビットカードの詳細
  3. 「会員専用サイト」へアクセスした際に記録の一部となるIPアドレス

個人情報の収集

当会館は、公正かつ適法に個人情報を収集いたします。
なお、ご本人以外の方から間接的に個人情報を収集する場合、当該個人情報を当会館にお知らせいただく方経由でご本人等のご同意を得ます。

個人情報の保有

全ての個人情報は常に安全に保管いたします。書類と電磁的記録は適正なセキュリティー対策を講じ、守秘義務が維持されるよう徹底いたします。個人情報は利用目的を遂行する必要がある時にその対象期間のみ保持され、また当会館が法的義務を履行する必要がある時にはそれより長い期間保持されます。

個人情報の共同利用と第三国への提供

当会館はプログラムの共催者、協力者、後援者及び講師と、プログラム参加者の個人情報を共同利用することがあります。当会館は、本プライバシー・ポリシーに定められた場合を除き、その他の如何なる者とも個人情報を共同利用しません。当会館は会員の要請や承諾が無い限り、第三国へ個人情報を移転いたしません。

プロファイリングと自動化された意思決定

当会館は自動化された意思決定を行うことはありません。但し、会館の正当な目的のため(ご興味のあると思われる方に対してご案内を行う等)に限定的にプロファイリングを行う場合があります。この場合、案内を受取った方は会館に送付先リストから削除するよう求めることにより、いつでもプロファイリングに対し異議を唱える権利を有します。

個人情報に関する権利

当会館が個人情報を処理するEU域内在住者は、以下の権利があります。

  1. 当会館がどのように個人情報を処理しているかについての情報提供を受け、以下の開示請求手続きに則り当会館が保有する個人情報のコピーを入手すること。
  2. 個人情報が不正確または不完全である場合に、当該個人情報を訂正させること。
  3. 特定の状況において(例えば、個人情報の収集時の利用目的に関し、当会館が当該情報を必要としなくなった場合、または個人が当該情報の提供の同意を取り下げた場合)、当該個人情報を消去させること(「忘れられる権利」)。
  4. 特定の状況下において、個人情報の利用を制限させること。
  5. 特定の状況下において(例えば、ダイレクト・マーケティングを目的とする使用の場合)、個人情報の処理に異議を唱えること。

当会館が保有する個人データの開示請求手続き

  1. 個人情報の開示請求を行うことができるのは、会員及び当会館が個人データを処理している個人全員です。
  2. 手続きには、書面による請求が必要となります。Eメールによる請求の場合は、当会館に事前登録されているEメールアドレスからお送りください。(個人情報の変更、訂正または追加を電話にて依頼される場合、当会館は質問による本人確認を行います。)

お問い合わせ窓口

上記の個人情報に関する権利の行使、当会館が保有する個人データの開示請求及び個人情報に関するその他ご照会、ご依頼、苦情に関しましては、下記の窓口までご連絡ください。当会館は個人情報保護法、その他関連法規、当会館の定める規定及び規則に従って対応いたします。 会員、ゲスト及びメルマガ等の購読者の皆様は、当会館の個人情報の処理について何等かのご懸念がある場合、当会館までご連絡ください。なお、EU域内在住者の皆様におかれましては、ご懸念をEU監督当局にご表明いただくことも可能です。

公益財団法人国際文化会館 総務部
〒106-0032 東京都港区六本木5-11-16
電話: 03-3470-3212(平日9:00~17:00)/ FAX: 03-3470-3170
Eメール: member#i-house.or.jp (#を@に置き換えてください)
個人情報の変更、訂正または追加の要請に関しましては、総務部会員担当までご連絡ください。

(2018.10)